Chuyển việc của công chứng sang đăng ký đất đai, ai gánh phần việc tăng thêm?

VHO - Bỏ công chứng bắt buộc không làm mất đi nhu cầu kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch nhà đất. Nếu chuyển công việc này sang cơ quan đăng ký, phải tính đủ nhân lực, chuyên môn, cơ sở vật chất và trách nhiệm bồi thường. Những khó khăn được cơ quan nhà nước ghi nhận cho thấy đây là bài toán tổ chức thực hiện cần được giải trước khi thay đổi chính sách.

Nơi nhận việc đã chịu nhiều áp lực

Thông tin công bố trên Cổng thông tin Đồng Nai tháng 10.2025 cho biết Sở Nông nghiệp và Môi trường đã hai lần cử gần 300 cán bộ, viên chức đến 95 xã, phường hỗ trợ xử lý hồ sơ.

Qua khảo sát, đội ngũ cấp xã còn thiếu nhân lực, nhiều công chức chưa có kinh nghiệm giải quyết hồ sơ đất đai phức tạp. Tại xã Xuân Định, cán bộ chưa được đào tạo chuyên sâu về trắc địa, thiếu máy RTK, phải thuê đơn vị đo đạc nên phát sinh chi phí và chậm trễ.

Báo cáo trả lời kiến nghị cử tri trước kỳ họp giữa năm 2026 của Đà Nẵng cũng ghi nhận phản ánh về hồ sơ đất đai, xây dựng giải quyết chậm, người dân phải đi lại nhiều lần. Thành phố đã triển khai rút ngắn thời gian của 12 thủ tục đất đai từ một đến hai ngày làm việc, phân quyền ký giấy chứng nhận cho các chi nhánh và tăng giám sát hồ sơ sắp quá hạn.

Những biện pháp này cho thấy cải cách có thể thực hiện ngay trong quy trình đăng ký, bằng cách giảm việc luân chuyển hồ sơ và xác định rõ trách nhiệm.

Trong điều kiện ấy, chuyển thêm khâu kiểm soát hợp đồng về cơ quan đăng ký hoặc cấp xã không thể được coi là thao tác đơn giản. Hồ sơ hiện đến cơ quan đăng ký đã trải qua một phần kiểm tra chuyên môn tại tổ chức công chứng. Bỏ khâu đó, lượng hồ sơ đăng ký có thể không tăng, nhưng lượng công việc trong mỗi hồ sơ sẽ tăng nếu vẫn muốn bảo đảm an toàn tương đương.

Nguy cơ tăng bộ máy và chi phí vận hành

Muốn nhận thêm việc, cơ quan đăng ký phải dành người để kiểm tra chủ thể, xem xét quyền định đoạt, giải thích hợp đồng, xác minh dấu hiệu giả mạo và xử lý trường hợp có nghi ngờ. Nếu nhân lực hiện tại đã chịu áp lực, cơ quan sẽ phải bổ sung người, điều chuyển nhân lực từ công việc khác hoặc chấp nhận thời gian phục vụ kéo dài. Đó là những khả năng cần được lượng hóa trong đánh giá tác động.

Không nhất thiết cứ giao thêm việc là biên chế lập tức tăng. Nhưng nếu chưa chứng minh được năng suất tăng đủ để bù khối lượng mới, nguy cơ phình to bộ máy và tăng chi thường xuyên là có cơ sở. Phải tính cả tiền lương, đào tạo, thuê chuyên gia, phần mềm, lưu trữ, xác minh và giám sát. Việc một số đơn vị đăng ký tự chủ tài chính cũng không làm những khoản này biến mất; chi phí vẫn phải được bù đắp từ nguồn thu dịch vụ hoặc nguồn tài chính hợp pháp khác.

Phần lớn văn phòng công chứng hiện tự trang trải chi phí, sử dụng đội ngũ và cơ sở vật chất do mình đầu tư. Thu hẹp hoạt động của hệ thống này rồi đầu tư thêm ở nơi khác để làm phần việc tương tự có nguy cơ vừa bỏ phí năng lực đã có, vừa tạo chi phí chuyển đổi. Khoản phí người dân không còn trả tại văn phòng công chứng chưa thể mặc nhiên được tính toàn bộ thành lợi ích tiết kiệm của xã hội.

Giỏi đăng ký đất đai không đồng nghĩa thành thạo công chứng

Cán bộ đăng ký có chuyên môn về hồ sơ địa chính, điều kiện đăng ký, biến động và dữ liệu đất đai. Công chứng viên được đào tạo, tập sự và kiểm tra nghiệp vụ để kiểm soát giao dịch dân sự. Sự khác biệt nằm ở yêu cầu nghề nghiệp; không nên đánh đồng hai năng lực chỉ vì cùng xử lý hồ sơ nhà đất.

Một hợp đồng có thể liên quan đến tài sản chung vợ chồng, người thừa kế, người chưa thành niên, đại diện theo ủy quyền hoặc doanh nghiệp. Người kiểm tra cần biết ai có quyền ký, phạm vi đại diện đến đâu, thỏa thuận có che giấu giao dịch khác hay không. Với người già yếu, còn phải xem xét khả năng nhận thức và sự tự nguyện tại thời điểm giao kết. Đây không chỉ là việc đối chiếu tên người trên giấy chứng nhận với căn cước.

Chẳng hạn, người dân ký hợp đồng bán nhà nhưng thực chất chỉ muốn vay tiền và dùng nhà bảo đảm khoản vay. Dữ liệu có thể xác nhận đúng danh tính và đúng chủ sử dụng đất, nhưng không tự phát hiện được sự khác biệt giữa nội dung hợp đồng và ý chí thực. Muốn giao cán bộ đăng ký làm phần việc ấy phải xác lập chuẩn năng lực, đào tạo, quy trình và trách nhiệm tương ứng. Một đợt tập huấn sử dụng phần mềm khó có thể thay thế quá trình hình thành năng lực nghề nghiệp.

Cơ sở vật chất phải phục vụ cả con người và chứng cứ

Thiết bị đo đạc là một ví dụ về khó khăn nguồn lực trong công việc đất đai hiện có. Nếu nhận thêm nhiệm vụ kiểm soát giao dịch, nhu cầu đầu tư còn mở rộng sang nơi tiếp xúc các bên, lưu giữ hợp đồng và tài liệu xác minh, bảo mật thông tin, kết nối dữ liệu và bảo đảm khả năng tra cứu khi xảy ra tranh chấp.

Không thể chỉ dự kiến thêm máy tính và tài khoản truy cập. Với hồ sơ có nghi ngờ, người thực hiện cần điều kiện trao đổi trực tiếp, kiểm tra bản gốc, yêu cầu xác minh và lưu lại căn cứ quyết định. Người không thể đến trụ sở còn đặt ra nhu cầu phục vụ ngoài trụ sở theo cơ chế phù hợp. Nếu những điều kiện này chưa được chuẩn bị, thủ tục có thể chuyển thành nhiều lần bổ sung giấy tờ, kéo dài chờ đợi hoặc kiểm tra không đầy đủ.

Bồi thường không thể chỉ dừng ở lời hứa chịu trách nhiệm

Theo Luật Công chứng, tổ chức hành nghề phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên, nhân viên gây ra trong quá trình công chứng; pháp luật đồng thời có cơ chế bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp. Đây không phải bảo đảm tuyệt đối, nhưng đã xác định chủ thể chịu trách nhiệm và công cụ tài chính hỗ trợ khắc phục hậu quả.

Nếu thay bằng việc kiểm tra của cơ quan đăng ký, cần xác định thiệt hại được giải quyết theo cơ chế nào. Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước có quy định đối với việc cấp hoặc thu hồi giấy chứng nhận trái pháp luật, nhưng không có nghĩa mọi thiệt hại từ hợp đồng giả mạo, sự ép buộc hoặc chậm xử lý đều đương nhiên được ngân sách bồi thường.

Thông tin về tọa đàm do Bộ Tư pháp tổ chức tại Quảng Trị năm 2026 nêu rõ vướng mắc: Có hành vi hành chính trái pháp luật gây thiệt hại thực tế nhưng chưa thuộc phạm vi bồi thường; trong đó có trường hợp chậm giải quyết hồ sơ đất đai. Vì vậy, trước khi chuyển chức năng phải làm rõ căn cứ yêu cầu bồi thường, cơ quan giải quyết, nguồn chi trả và trách nhiệm hoàn trả. Kỷ luật cán bộ có sai phạm không thay thế việc khắc phục thiệt hại cho người dân.

Cải cách cần sử dụng tốt nguồn lực đang có

Giải pháp thiết thực là để mỗi hệ thống làm tốt chuyên môn của mình và kết nối quy trình: công chứng kiểm soát giao dịch; đăng ký kiểm tra điều kiện, ghi nhận biến động; thuế xử lý nghĩa vụ tài chính. Hồ sơ điện tử cần được chuyển liên thông, thông tin đã xác thực được kế thừa, thời hạn và chi phí được công khai.

Nếu xem xét cơ chế thay thế, phải có đánh giá độc lập về năng lực tiếp nhận, tổng chi phí và mức bảo vệ người dân. Chuyển một dịch vụ chuyên môn đã xã hội hóa về hệ thống công lập chỉ hợp lý khi chứng minh được hiệu quả tốt hơn. Khi chưa có phương án nhân lực, kinh phí và bồi thường đủ rõ, bỏ công chứng có thể chỉ là chuyển phần việc và rủi ro sang nơi khác.