Công chứng bất động sản trong chuyển đổi số nhìn từ kinh nghiệm quốc tế

VHO - Với nhiều gia đình, mua một căn nhà hoặc nhận chuyển nhượng một thửa đất là quyết định lớn, có khi phải dành phần lớn tài sản tích lũy để thực hiện. Người dân cần thủ tục thuận tiện, chi phí hợp lý, nhưng cũng cần được bảo đảm rằng người giao dịch với mình có đủ quyền định đoạt, hợp đồng thể hiện đúng thỏa thuận và quyền lợi được pháp luật bảo vệ.

Kinh nghiệm của Pháp và Nga cho thấy việc ứng dụng công nghệ có thể đi cùng với duy trì, hoàn thiện cơ chế công chứng để bảo đảm an toàn cho giao dịch bất động sản. Hồ sơ được xử lý bằng phương tiện điện tử, trong khi trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch vẫn được xác định cụ thể. Đây là cách tiếp cận đáng tham khảo khi xem xét cải cách thủ tục liên quan đến tài sản có giá trị lớn của người dân.

Pháp kết hợp bảo đảm pháp lý với đổi mới phương thức thực hiện

Tại Pháp, những nguyên tắc cơ bản về chế độ sở hữu, vật quyền và nghĩa vụ dân sự, thương mại thuộc phạm vi do luật xác định theo Điều 34 Hiến pháp năm 1958. Quy định này thể hiện sự phân định thẩm quyền lập pháp đối với những vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền tài sản và quan hệ dân sự.

Ở cấp độ cụ thể, Điều 710-1 Bộ luật Dân sự Pháp quy định các căn cứ để thực hiện thủ tục công bố quyền bất động sản, trong đó có văn bản do công chứng viên lập, quyết định tư pháp và văn bản xác thực của cơ quan hành chính.

Đối với giao dịch mua bán thông thường, văn bản công chứng là căn cứ để thực hiện việc công bố và bảo đảm hiệu lực đối với người thứ ba. Các bên có thể thỏa thuận mua bán trước đó, nhưng việc hoàn tất hình thức cần thiết để công bố quyền vẫn phải tuân theo quy định pháp luật.

Trong quá trình lập văn bản, công chứng viên kiểm tra danh tính, năng lực, quyền đại diện và những điều kiện pháp lý liên quan đến giao dịch; giải thích nội dung, hậu quả pháp lý để các bên hiểu rõ cam kết của mình. Việc tiếp xúc, trao đổi giúp làm rõ ý chí và những vấn đề còn chưa thống nhất trước khi chứng nhận. Sau khi hoàn tất, văn bản được chuyển đến cơ quan công bố quyền bất động sản để thực hiện thủ tục theo quy định.

Công chứng và công bố quyền vì thế là những công đoạn nối tiếp, có chức năng và trách nhiệm riêng. Văn bản đưa vào hệ thống công bố quyền đã được công chứng viên kiểm tra, xác thực trong phạm vi thẩm quyền; cơ quan công bố quyền tiếp tục thực hiện nhiệm vụ của mình theo pháp luật.

Cùng với cơ chế bảo đảm đó, ngành công chứng Pháp đã triển khai văn bản công chứng điện tử từ năm 2008 và đạt một triệu văn bản vào tháng 2.2015. Quá trình số hóa được phát triển với chữ ký điện tử, hệ thống lưu trữ tập trung và phương thức trao đổi hồ sơ điện tử. Việc thay đổi phương tiện lập, ký và lưu trữ văn bản vẫn đi cùng các yêu cầu về xác thực, bảo mật và trách nhiệm của công chứng viên.

Trong quy trình điện tử, công chứng viên tiếp tục giải thích nội dung, trả lời câu hỏi và làm rõ sự đồng ý của các bên. Giá trị của công nghệ được thể hiện ở khả năng hỗ trợ thực hiện công việc thuận tiện, hiệu quả hơn, đồng thời duy trì những yêu cầu pháp lý cần thiết đối với giao dịch.

Theo tôi, kinh nghiệm đáng chú ý của Pháp là cách kết hợp giữa quy định pháp luật và đổi mới hoạt động nghề nghiệp. Công chứng được đặt trong quy trình bảo vệ quyền tài sản, còn chuyển đổi số giúp quy trình ấy đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.

Nga duy trì và mở rộng công chứng đối với những giao dịch cần bảo vệ

Tại Nga, không phải mọi giao dịch bất động sản đều bắt buộc công chứng, nhưng yêu cầu công chứng đối với việc chuyển nhượng hoặc thế chấp phần quyền sở hữu chung, trừ những ngoại lệ theo luật; định đoạt bất động sản trong chế độ giám hộ; chuyển nhượng bất động sản của người chưa thành niên hoặc người bị xác định hạn chế năng lực hành vi.

Hợp đồng chuyển giao nhà, đất để nhận khoản chi trả định kỳ hoặc được nuôi dưỡng suốt đời cũng phải công chứng. Những trường hợp này được quy định tại Điều 42, Điều 54 Luật Liên bang số 218-FZ và Điều 584 Bộ luật Dân sự Nga.

Từ ngày 13.1.2025, Luật Liên bang số 459-FZ tiếp tục mở rộng yêu cầu công chứng đối với hợp đồng tặng cho bất động sản giữa cá nhân, kể cả giữa người thân thích. Theo thông tin của cơ quan đăng ký Nga, quy định này nhằm tăng cường bảo vệ người dân và hạn chế nguy cơ gian lận.

Với giao dịch tặng cho, người có tài sản chuyển quyền mà không nhận lại khoản thanh toán tương ứng. Việc họ có hiểu đầy đủ hậu quả của quyết định, có thực sự tự nguyện và có muốn đặt ra điều kiện hay không là những vấn đề cần được làm rõ. Quan hệ thân thích tạo sự tin cậy, nhưng chưa đủ để bảo đảm giao dịch không phát sinh rủi ro.

Kinh nghiệm của Nga cho thấy phạm vi công chứng bắt buộc được xác định theo tính chất giao dịch, tình trạng sở hữu và yêu cầu bảo vệ người tham gia. Đồng thời, hồ sơ sau công chứng được chuyển điện tử đến cơ quan đăng ký theo quy định để thuận tiện cho việc chuyển quyền. Việc tăng cường kiểm tra pháp lý và ứng dụng công nghệ được thực hiện trong cùng một quy trình, hướng tới cả sự thuận tiện và an toàn cho người dân.

Cải cách từ chất lượng kiểm tra đến sự liên thông thủ tục

Pháp và Nga có cách xác định phạm vi công chứng bắt buộc khác nhau. Những kinh nghiệm được đề cập không đại diện cho mọi mô hình trên thế giới, nhưng cho thấy một hướng cải cách có thể tham khảo: phát huy vai trò phòng ngừa của công chứng, đồng thời ứng dụng công nghệ để giảm giấy tờ và thời gian giải quyết.

Từ thực tiễn công chứng, tôi cho rằng cần phân biệt thông tin về tài sản với quyền định đoạt và ý chí của người giao dịch. Người đứng tên trên giấy tờ có thể còn phải thực hiện giao dịch cùng vợ, chồng hoặc người có chung quyền. Người ký đúng tên mình vẫn có thể chưa hiểu hết nội dung hợp đồng. Một giấy ủy quyền có thật cũng cần được xem xét về phạm vi và điều kiện thực hiện.

Những vấn đề này đòi hỏi đối chiếu hồ sơ, trao đổi với các bên và yêu cầu làm rõ khi có dấu hiệu chưa phù hợp. Dữ liệu đầy đủ, chính xác giúp việc xác minh thuận lợi hơn, nhưng không tự phản ánh đầy đủ sự tự nguyện và khả năng hiểu hậu quả pháp lý tại thời điểm giao kết. Công nghệ hỗ trợ người thực hiện kiểm tra; trách nhiệm đánh giá và quyết định vẫn cần gắn với chủ thể có chuyên môn, thẩm quyền.

Vì vậy, cải cách cần xác định rõ công việc phải thực hiện và trách nhiệm ở từng công đoạn. Đối với công chứng, đó là nâng cao chất lượng kiểm tra, giải thích và phòng ngừa tranh chấp; khắc phục yêu cầu giấy tờ trùng lặp, cách giải quyết thiếu thống nhất hoặc việc để người dân đi lại nhiều lần. Đối với đăng ký, đó là bảo đảm thông tin chính xác, xử lý hồ sơ kịp thời và phối hợp hiệu quả với các chủ thể liên quan.

Theo tôi, hướng đi thiết thực là hoàn thiện quy trình liên thông công chứng, thuế và đăng ký. Thông tin đã được xác thực cần được sử dụng lại theo quy định; hồ sơ đủ điều kiện được chuyển điện tử; người dân có thể theo dõi tiến độ mà không phải tự mang cùng một bộ giấy tờ qua nhiều cơ quan. Văn bản công chứng điện tử cần được tiếp nhận, khai thác trong toàn bộ quá trình giải quyết, để lợi ích của số hóa đến được với người dân.

Trách nhiệm khi xảy ra sai sót cũng phải được quy định rõ, gắn với cơ chế bồi thường và nguồn tài chính bảo đảm. Bên cạnh việc phòng ngừa, một quy trình đáng tin cậy cần giúp người bị thiệt hại có khả năng được khắc phục trên thực tế.

Với nhà đất, một sai sót có thể ảnh hưởng đến cả gia đình trong nhiều năm. Bởi vậy, hiệu quả cải cách cần được đánh giá bằng thời gian, chi phí được giảm và mức độ an toàn mà người dân nhận được. Thủ tục thuận tiện hơn, chất lượng kiểm tra tốt hơn và trách nhiệm rõ ràng hơn là những kết quả cần hướng tới khi hoàn thiện pháp luật và tổ chức thực hiện.