Hộ kinh doanh cần làm gì khi thay đổi hóa đơn điện tử?

VHO - Quy định mới về hóa đơn điện tử yêu cầu hộ kinh doanh cập nhật thông tin khi có thay đổi. Thủ tục thực hiện qua hệ thống cơ quan thuế với tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Quy định mới về hóa đơn điện tử đang được nhiều hộ kinh doanh quan tâm, đặc biệt là khi cần điều chỉnh thông tin đăng ký sử dụng.

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh có thể thực hiện thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế với quy trình khá rõ ràng.

Dưới đây là những điểm quan trọng cần biết khi thực hiện thủ tục này.

Hai trường hợp thay đổi thông tin hóa đơn điện tử

Theo quy định, việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh được chia thành hai trường hợp chính.

Thay đổi thông tin người đại diện hộ kinh doanh

Nếu có sự thay đổi liên quan đến người đại diện của hộ kinh doanh, thủ tục sẽ được thực hiện tương tự như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu.

Người nộp thuế cần thực hiện lại các bước đăng ký trên hệ thống của cơ quan thuế để cập nhật thông tin mới.

Thay đổi các thông tin khác

Đối với các thay đổi khác như địa chỉ, phương thức sử dụng hóa đơn hoặc các thông tin liên quan, hệ thống của cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu xác nhận đến email hoặc số điện thoại của người đại diện đã đăng ký.

Sau khi xác nhận, người nộp thuế cần gửi Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) thông qua:

• Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế

• Hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hệ thống của cơ quan thuế sau đó sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi thông tin.

Mã thủ tục hành chính cần biết

Theo Quyết định 1474/QĐ-BTC năm 2025 của Bộ Tài chính, hiện có 949 thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của bộ.

Trong đó:

• Lĩnh vực hải quan: 225 thủ tục

• Lĩnh vực thuế: 219 thủ tục

• Lĩnh vực chứng khoán: 104 thủ tục

• Lĩnh vực phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể: 95 thủ tục

• Lĩnh vực đầu tư tại Việt Nam: 58 thủ tục.

Đáng chú ý, thủ tục đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có mã thủ tục hành chính: 1.010337.

Mã thủ tục này được sử dụng cho nhiều nghiệp vụ liên quan như:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Thay đổi nội dung đăng ký

• Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

• Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Khai thác dữ liệu của chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc

• Thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

• Tích hợp hóa đơn điện tử với biên lai thu thuế, phí và lệ phí.

Hướng dẫn điền tờ khai thay đổi thông tin hóa đơn điện tử

Tờ khai sử dụng trong trường hợp thay đổi thông tin là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025.

Một số nội dung quan trọng khi điền tờ khai gồm:

Mã số thuế:
Đối với hộ kinh doanh, mã số thuế chính là số định danh cá nhân của chủ hộ.

Tên và địa chỉ hộ kinh doanh:
Thông tin này phải trùng với dữ liệu trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính.

Cơ quan thuế quản lý:
Là cơ quan thuế địa phương (thuế cơ sở) nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

Việc kê khai chính xác các thông tin này giúp hồ sơ được xử lý nhanh hơn và tránh phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần.

Hộ kinh doanh cần cập nhật thông tin kịp thời

Trong bối cảnh hóa đơn điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi, việc cập nhật thông tin đăng ký đúng quy định giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Các chuyên gia thuế cũng khuyến nghị hộ kinh doanh nên kiểm tra định kỳ thông tin đăng ký trên hệ thống của cơ quan thuế để kịp thời điều chỉnh khi có thay đổi.