Phần mềm kế toán miễn phí cho hộ kinh doanh sẽ có những chức năng gì?

VHO - Doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ được Nhà nước hỗ trợ cung cấp miễn phí nền tảng số, phần mềm kế toán dùng chung. Phần mềm phải đáp ứng các yêu cầu về kế toán, bảo mật dữ liệu và có khả năng kết nối với hóa đơn điện tử, chữ ký số.

Phần mềm miễn phí phải đáp ứng những yêu cầu nào?

Theo phương án đang được Cục Thuế xây dựng, việc cung cấp phần mềm kế toán miễn phí không đơn thuần là xây dựng hoặc mua một sản phẩm công nghệ. Giải pháp được lựa chọn phải hỗ trợ thực chất, thuận tiện, an toàn và phù hợp với nhu cầu của từng nhóm người nộp thuế.

Trước đó, Điều 10 Nghị định 20/2026/NĐ-CP quy định Nhà nước cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh các nền tảng số tích hợp giải pháp chuyển đổi số, trong đó có phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử và dịch vụ chữ ký số mà các đối tượng này đang sử dụng. 

Về chức năng, Nghị định 20/2026/NĐ-CP đặt ra các yêu cầu tối thiểu đối với phần mềm kế toán.

Trước hết, các quy trình, nghiệp vụ được thiết lập phải tuân thủ pháp luật về kế toán, thuế và các quy định liên quan, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán cũng như thông tin, số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Việc xử lý thông tin, số liệu phải chính xác, phù hợp và không trùng lặp. Khi sửa chữa, hệ thống phải lưu lại dấu vết các nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian. 

Bảo mật và lưu trữ dữ liệu cũng là một yêu cầu quan trọng. Phần mềm phải bảo đảm an toàn thông tin, đồng thời có chức năng lưu trữ, sao lưu dữ liệu kế toán trên nền tảng điện toán đám mây, đáp ứng thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.

Hệ thống còn phải có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn việc cố ý can thiệp làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ. Dữ liệu đầu ra phải được cung cấp đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và các bên sử dụng thông tin.

Ngoài ra, phần mềm phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung khi chính sách kế toán, thuế thay đổi; đồng thời có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các hệ thống liên quan như hóa đơn điện tử và chữ ký số. 

Hộ kinh doanh sẽ dùng phần mềm để làm gì?

Những chức năng trên gắn với yêu cầu kế toán mới đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ năm 2026.

Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 1.1.2026, hướng dẫn việc ghi sổ kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Theo Bộ Tài chính, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tự ghi chép sổ sách, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán theo quy định. 

Tùy phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh có thể phải theo dõi doanh thu; doanh thu, chi phí; vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và tiền. Các tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán có thể được lưu trữ bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy. 

Như vậy, về mặt thực tế, phần mềm miễn phí được kỳ vọng hỗ trợ hộ kinh doanh trong những công việc cốt lõi như ghi nhận doanh thu, theo dõi chi phí và hàng hóa, quản lý chứng từ, lưu trữ dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin phục vụ việc thực hiện nghĩa vụ thuế.

Việc tích hợp với hóa đơn điện tử và chữ ký số cũng giúp giảm bớt việc nhập liệu thủ công, hạn chế sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống và tạo thuận lợi hơn cho quá trình chuyển đổi sang phương thức quản lý số.

Với số lượng lớn doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh, việc hỗ trợ phần mềm kế toán miễn phí được kỳ vọng giúp giảm chi phí tuân thủ, nhất là với những cơ sở chưa có điều kiện thuê nhân sự kế toán hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm thương mại.

Tuy nhiên, chính sách hiện vẫn đang trong quá trình tổ chức triển khai. Cục Thuế cho biết sẽ tiếp tục lấy ý kiến các hiệp hội, đơn vị chuyên môn và doanh nghiệp cung cấp giải pháp để đánh giá năng lực thị trường, hoàn thiện các yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và lựa chọn phương án thực hiện.