​Hợp đồng lao động điện tử được lưu 10 năm, người lao động tra cứu thế nào?

VHO - Người lao động có thể đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng tài khoản VNeID để tra cứu, quản lý và khai thác dữ liệu hợp đồng của mình.

Từ ngày 1.7.2026, hợp đồng lao động điện tử được quản lý tập trung trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành. Dữ liệu hợp đồng, phụ lục và các văn bản điện tử liên quan được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Mỗi hợp đồng được cấp một mã định danh riêng

Quy định về hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Thông tư có hiệu lực từ ngày 1.7.2026.

Theo đó, mỗi hợp đồng lao động điện tử sau khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng đầy đủ điều kiện sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất. Mã này không trùng với hợp đồng khác và được giữ nguyên trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các phụ lục và thông báo liên quan cũng được gắn với ID của hợp đồng.

Nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng về Nền tảng trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng được ký kết, chứng thực thành công và đáp ứng các điều kiện theo quy định. Sau khi được tiếp nhận, hệ thống thực hiện cấp mã định danh cho hợp đồng.

Việc cấp mã ID nhằm phục vụ quản lý và khai thác dữ liệu, không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay hiệu lực của hợp đồng đã được các bên xác lập.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử liên quan được lưu trữ trên Nền tảng tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Trường hợp người lao động và người sử dụng lao động giao kết nhiều hợp đồng liên tiếp, thời hạn lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Quy định này giúp người lao động có thể tiếp tục khai thác dữ liệu hợp đồng sau khi quan hệ lao động kết thúc, thay vì chỉ phụ thuộc vào bản hợp đồng giấy hoặc dữ liệu do doanh nghiệp lưu giữ.

Người lao động tra cứu hợp đồng thế nào?

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, người lao động có quyền đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, quản lý và khai thác dữ liệu hợp đồng của mình. Việc đăng ký tài khoản được thực hiện thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia VNeID. Người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân để đăng nhập.

Có thể thực hiện theo các bước:

Bước 1: Truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Người lao động truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ tại địa chỉ:

Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử

Bước 2: Đăng nhập bằng VNeID

Người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân để đăng nhập vào hệ thống theo phương thức xác thực điện tử được cung cấp trên nền tảng.

Bước 3: Tra cứu hợp đồng

Sau khi đăng nhập, người lao động sử dụng chức năng tra cứu hợp đồng để xem dữ liệu HĐLĐ điện tử đã được gửi và tiếp nhận trên Nền tảng.

Mỗi hợp đồng được quản lý bằng một mã ID riêng. Người lao động có thể sử dụng dữ liệu hợp đồng để theo dõi việc thực hiện hợp đồng, đồng thời chia sẻ, sử dụng dữ liệu cho các thủ tục hành chính và giao dịch điện tử có liên quan theo quy định.

Có thể chia sẻ dữ liệu hợp đồng

Nền tảng HĐLĐ điện tử được thiết kế không chỉ để lưu trữ mà còn cho phép người lao động khai thác và chia sẻ dữ liệu hợp đồng phục vụ các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan.

Toàn bộ hoạt động truy cập, khai thác và chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ các quy định về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ. Các hoạt động truy cập, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu được ghi nhận, giám sát và có khả năng truy vết.

Người sử dụng tài khoản cũng có trách nhiệm bảo mật thông tin đăng nhập và thông báo cho đơn vị quản lý, vận hành khi phát hiện tài khoản bị mất, bị đánh cắp hoặc bị sử dụng trái phép.

Việc quản lý tập trung hợp đồng lao động điện tử bằng mã định danh và lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài tạo thêm một kênh để người lao động chủ động kiểm tra, khai thác thông tin về quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động của mình.