Hải quan chuẩn bị thử nghiệm chứng từ điện tử mới, doanh nghiệp cần làm gì?

VHO - Từ ngày 15.10 đến 15.11.2026, Cục Hải quan dự kiến mở hệ thống để doanh nghiệp chuyển phát nhanh quốc tế và doanh nghiệp ưu tiên khai thử nghiệm chứng từ điện tử theo định dạng mới. Đây là khoảng thời gian để doanh nghiệp cập nhật phần mềm, kiểm tra kết nối và xử lý lỗi trước khi quy định mới được áp dụng chính thức.

Thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức

Cục Hải quan vừa có Công văn 21755/CHQ-CNTT ngày 16.9.2026 gửi các doanh nghiệp chuyển phát nhanh quốc tế và doanh nghiệp ưu tiên về việc triển khai áp dụng Quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Theo kế hoạch, từ 15.10 đến 15.11.2026, hệ thống sẽ được mở để doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện khai thử nghiệm theo định dạng dữ liệu mới.

Điểm cần lưu ý là đây không đơn thuần là việc thay một biểu mẫu điện tử. Doanh nghiệp phải bảo đảm hệ thống phần mềm của mình có khả năng tạo dữ liệu đúng định dạng, kết nối với hệ thống của cơ quan Hải quan và truyền, nhận dữ liệu theo yêu cầu mới.

Cục Hải quan đề nghị doanh nghiệp chủ động cập nhật phần mềm, chuẩn bị kết nối và thực hiện khai báo chứng từ điện tử theo định dạng dữ liệu mới. Doanh nghiệp có nhu cầu thử nghiệm phải có văn bản gửi Cục Hải quan, qua Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan, để được hướng dẫn, hỗ trợ kết nối và khai thử nghiệm.

Định dạng mới thay đổi những gì?

Cơ sở trực tiếp của đợt thử nghiệm là Quyết định 1434/QĐ-CHQ ngày 26.8.2026 của Cục Hải quan về việc ban hành Quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Quyết định này thay thế Quyết định 748/QĐ-CHQ ngày 12.5.2026 và Quyết định 1143/QĐ-CHQ ngày 6.7.2026, đồng thời quy định mới có hiệu lực từ 15.10.2026.

Như vậy, mốc 15.10 có ý nghĩa quan trọng: đây là thời điểm định dạng mới bắt đầu được áp dụng, còn giai đoạn 15.10-15.11 tạo điều kiện để doanh nghiệp thực hiện khai thử nghiệm và hoàn thiện hệ thống trước khi vận hành ổn định.

Với doanh nghiệp, vấn đề không nằm ở việc “có dùng chứng từ điện tử hay không”, mà ngày càng chuyển sang câu chuyện dữ liệu có đúng cấu trúc, đầy đủ và có thể trao đổi tự động giữa các hệ thống hay không.

Đây cũng là hướng đi phù hợp với sự thay đổi lớn hơn của quản lý hải quan. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan được Quốc hội thông qua ngày 23.8.2026, có hiệu lực từ 1.3.2027, tiếp tục đặt nền tảng cho quản lý dựa trên dữ liệu, tăng ứng dụng công nghệ số và quản lý tuân thủ.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị từ đâu?

Thứ nhất, rà soát phần mềm khai hải quan.

Doanh nghiệp cần làm việc sớm với bộ phận công nghệ thông tin hoặc nhà cung cấp phần mềm để kiểm tra khả năng đáp ứng định dạng mới. Không nên chờ đến ngày 15.10 mới bắt đầu cập nhật, bởi nếu phát sinh lỗi trong quá trình truyền dữ liệu, doanh nghiệp sẽ phải có thời gian để xác định nguyên nhân và điều chỉnh.

Thứ hai, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.

Định dạng điện tử chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu doanh nghiệp đưa vào hệ thống được chuẩn hóa. Vì vậy, cần rà soát những trường thông tin liên quan đến hàng hóa, chứng từ, đối tác, vận chuyển và các dữ liệu được truyền sang hệ thống Hải quan.

Đây cũng là điểm đáng chú ý trong quá trình chuyển đổi số của ngành Hải quan: chất lượng dữ liệu của doanh nghiệp sẽ ngày càng quan trọng, thay vì chỉ chú trọng việc hoàn thành một bộ hồ sơ tại thời điểm làm thủ tục.

Thứ ba, kiểm tra khả năng kết nối và trao đổi dữ liệu.

Trong thời gian thử nghiệm, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ chu trình: tạo dữ liệu, truyền dữ liệu, nhận phản hồi, xử lý lỗi, lưu trữ và đối chiếu.

Mục tiêu không chỉ là “gửi được một chứng từ”, mà phải bảo đảm dữ liệu được truyền nhận ổn định trong các tình huống thực tế.

Thứ tư, chủ động đăng ký khai thử nghiệm nếu thuộc nhóm được mời.

Cục Hải quan đã nêu rõ doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm cần có văn bản gửi cơ quan Hải quan để được hướng dẫn, hỗ trợ kết nối và khai thử nghiệm. Vì vậy, doanh nghiệp không nên coi đây là một đợt kiểm tra thụ động mà có thể sử dụng thời gian thử nghiệm để phát hiện những điểm chưa tương thích trong hệ thống của mình.

Không chỉ là câu chuyện của bộ phận IT

Một điểm có thể khai thác sâu trong bài là chuyển đổi chứng từ điện tử không phải việc riêng của bộ phận công nghệ thông tin.

Khi dữ liệu trở thành một thành phần quan trọng của hồ sơ hải quan, bộ phận xuất nhập khẩu, logistics, kế toán, pháp chế và IT đều phải phối hợp. Một dữ liệu sai từ khâu nghiệp vụ có thể trở thành lỗi khi chuyển sang thông điệp điện tử; ngược lại, một hệ thống kỹ thuật được cấu hình đúng cũng không thể giải quyết dữ liệu đầu vào thiếu hoặc không thống nhất.

Luật Hải quan sửa đổi cũng đã quy định hồ sơ hải quan có thể gồm chứng từ dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc chứng từ giấy; chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo pháp luật về giao dịch điện tử. Hồ sơ được nộp, xuất trình thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hoặc tại trụ sở cơ quan Hải quan.

Điều này cho thấy hướng đi sắp tới là hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử trở thành bộ phận ngày càng quan trọng trong toàn bộ quy trình hải quan, chứ không chỉ là một lựa chọn kỹ thuật.

Cơ hội giảm giấy tờ nhưng yêu cầu dữ liệu chính xác hơn

Về dài hạn, việc chuẩn hóa định dạng dữ liệu có thể giúp giảm thao tác nhập lại thông tin, tăng khả năng tự động hóa và tạo thuận lợi cho việc trao đổi dữ liệu giữa doanh nghiệp với cơ quan quản lý.

Luật Hải quan sửa đổi năm 2026 cũng bổ sung cơ chế quản lý tuân thủ, theo đó người khai hải quan tuân thủ pháp luật có thể được xem xét ưu tiên thực hiện thủ tục, miễn hoặc giảm mức độ kiểm tra, giám sát và một số hoạt động nghiệp vụ khác.

Do đó, câu chuyện chứng từ điện tử có thể nhìn rộng hơn một thay đổi về định dạng. Khi quản lý hải quan ngày càng dựa trên dữ liệu và đánh giá mức độ tuân thủ, doanh nghiệp sẽ phải quan tâm đồng thời đến hai việc: dữ liệu phải đúng chuẩn và hoạt động khai báo phải nhất quán, chính xác.