Bán hàng đa kênh, làm KOL, KOC phải kê khai thuế thế nào?

VHO - Từ ngày 1.7.2026, nhiều quy định mới về quản lý thuế, hóa đơn điện tử chính thức có hiệu lực. Doanh thu từ cửa hàng, website, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử phải được tổng hợp để xác định nghĩa vụ thuế; KOL, KOC, người làm tiếp thị liên kết, sáng tạo nội dung cũng phải xác định đúng bản chất từng khoản thu nhập để kê khai.

Doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng phải tính tổng

Để làm rõ những quy định về thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh, chiều 20.7, Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp cùng Cục Thuế (Bộ Tài chính), Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo và một số đơn vị tổ chức Hội thảo “Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới”.

Tại Hội thảo, ông Mai Xuân Thành, Cục trưởng Cục Thuế (Bộ Tài chính) cho biết, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành tạo nền tảng cho bước chuyển trong quản lý thuế theo hướng hiện đại, minh bạch, dựa trên dữ liệu, quản lý rủi ro và quản lý tuân thủ; đồng thời cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế.

Ngành Thuế sẽ tiếp tục rà soát từng quy trình, thủ tục từ góc nhìn của người thực hiện, bảo đảm rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp cận và dễ thực hiện; giảm tối đa thời gian, chi phí tuân thủ cho người dân và doanh nghiệp; không để người nộp thuế thiếu thông tin, không biết phải thực hiện như thế nào hoặc tìm đâu để được hướng dẫn, hỗ trợ.

Một trong những vấn đề được nhiều hộ kinh doanh quan tâm là cách xác định doanh thu khi cùng lúc bán hàng tại cửa hàng, trên website, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử.

Bà Nguyễn Thị Thanh Hằng, Trưởng ban Chính sách, thuế quốc tế, Cục Thuế cho biết, hoạt động bán hàng đa kênh được quản lý thống nhất theo một chủ thể. Doanh thu bán tại cửa hàng, qua website, mạng xã hội hay các kênh khác không được tách riêng để áp dụng ngưỡng doanh thu không chịu thuế, mà phải tính tổng doanh thu phát sinh trong năm.

Chẳng hạn, một hộ kinh doanh có doanh thu tại cửa hàng chưa vượt 1 tỉ đồng nhưng doanh thu bán hàng qua sàn thương mại điện tử trên 1 tỉ đồng thì tổng doanh thu trong năm của hộ này đã vượt ngưỡng 1 tỉ đồng.

Tuy nhiên, việc tổng hợp doanh thu trên tất cả các kênh không có nghĩa là gộp toàn bộ giao dịch, ngành nghề khi lập hóa đơn và tính thuế. Từng giao dịch bán hàng vẫn phải được ghi nhận để lập hóa đơn; doanh thu tính thuế của từng loại hàng hóa, dịch vụ được áp dụng tỉ lệ thuế tương ứng.

Theo quy định có hiệu lực từ ngày 1.7.2026, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỉ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hộ kinh doanh mới thành lập hoặc có doanh thu năm trước chưa đến ngưỡng nhưng doanh thu trong năm đạt ngưỡng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế đạt ngưỡng. Hộ, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đúng quy định, bảo đảm lập hóa đơn và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Người bán được lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh và phần mềm đang sử dụng, nhưng phải lập đầy đủ, đúng thời điểm và không để trùng hóa đơn.

Một mã số thuế có thể sử dụng cho nhiều cửa hàng, địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, trên hóa đơn phải thể hiện đúng tên, mã và địa chỉ của địa điểm thực tế phát sinh giao dịch. Doanh thu vẫn phải được theo dõi theo từng địa điểm để phục vụ quản lý, đối chiếu.

Dù có nhiều cửa hàng ở các địa bàn khác nhau, kể cả khác tỉnh, hoặc đồng thời bán hàng qua sàn thương mại điện tử, mạng xã hội và website, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải thực hiện một hồ sơ khai thuế. Toàn bộ thông tin được quản lý thống nhất bằng một mã số thuế gắn với mã định danh cá nhân.

Đối với cá nhân chỉ kinh doanh trên các nền tảng số, việc kê khai, nộp thuế được thực hiện tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Đáng chú ý, doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế không phải là số tiền người bán thực nhận sau khi sàn đã trừ các loại phí.

Ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử lấy ví dụ, hộ kinh doanh bán một sản phẩm mỹ phẩm trên sàn với giá 1 triệu đồng. Sàn khấu trừ 100.000 đồng phí dịch vụ, đơn vị vận chuyển khấu trừ thêm 50.000 đồng phí vận chuyển. Doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế vẫn là 1 triệu đồng, không phải 850.000 đồng thực nhận.

Doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh bao gồm tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ, các khoản phụ thu, phụ trội. Doanh thu không bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng hóa bị trả lại. Người kinh doanh phải phân biệt rõ khoản nào là doanh thu, khoản nào là chi phí liên quan để kê khai chính xác.

Với các khoản thu qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử, hộ kinh doanh phải tổng hợp đầy đủ vào doanh thu. Tiền bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt cũng phải được ghi chép, theo dõi, tránh bỏ sót khi kê khai.

Cơ quan thuế khuyến nghị hộ, cá nhân kinh doanh nên mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Việc tách riêng dòng tiền kinh doanh giúp tổng hợp doanh thu, quản lý sổ sách và giải trình với cơ quan chức năng thuận lợi hơn.

Trường hợp doanh thu trong năm vượt ngưỡng làm thay đổi phương pháp tính thuế, phương pháp đang áp dụng vẫn được giữ ổn định hết năm. Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới được thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng điều kiện theo quy định.

Cơ quan thuế khuyến nghị, nếu dự kiến doanh thu vượt ngưỡng và phải chuyển phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh nên chủ động chuẩn hóa sổ sách, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chi phí ngay trong năm để việc chuyển đổi được thuận lợi.

Sàn nộp thuế thay, người bán có phải lập hóa đơn?

Một băn khoăn phổ biến khác là khi sàn thương mại điện tử đã khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay, người bán có phải tiếp tục lập hóa đơn hay không.

Theo ông Đặng Văn Thành, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỉ đồng thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sàn thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay không đồng nghĩa sàn đương nhiên lập hóa đơn thay cho người bán.

Hộ kinh doanh có hai phương án. Thứ nhất, hộ tự lập hóa đơn và yêu cầu sàn thương mại điện tử cung cấp thông tin về người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng, trạng thái hoàn tất giao dịch để lập hóa đơn đúng thời điểm. Thứ hai, hộ có thể ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn thay.

Việc lập hóa đơn thay phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ủy nhiệm và đáp ứng các điều kiện tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Tổ chức nhận ủy nhiệm phải thông báo danh sách hộ, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho cơ quan thuế; hóa đơn phải thể hiện thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Nếu sàn đã lập hóa đơn thay theo đúng quy định, hộ kinh doanh không phải lập thêm hóa đơn cho cùng giao dịch, tránh trùng lặp. Như vậy, khấu trừ, nộp thuế thay và lập hóa đơn thay là hai hoạt động khác nhau; sàn chỉ lập hóa đơn thay khi có sự ủy nhiệm của người bán.

Đối với các nền tảng có chức năng đặt hàng và thanh toán trực tuyến, sàn thương mại điện tử thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh. Dữ liệu về doanh thu, số thuế đã khấu trừ, kê khai và nộp thay được cung cấp cho cơ quan thuế, đồng thời được tổng hợp để người nộp thuế tra cứu, theo dõi.

Khi khách hàng đổi hoặc trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa sau khi đã lập hóa đơn, hộ, cá nhân kinh doanh lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hàng thì người mua lập hóa đơn trả lại và hai bên kê khai điều chỉnh thuế theo hóa đơn đó.

Đối với giao dịch phát sinh vào ban đêm, nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Tuy nhiên, quy định này không phải căn cứ để gộp doanh thu hoặc trì hoãn lập hóa đơn đối với các giao dịch khác.

Người sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế vào cuối ngày. Nếu xảy ra sự cố bất khả kháng khiến không thể lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu đúng hạn, trong vòng ba ngày làm việc kể từ khi sự cố được khắc phục, người bán phải lập và gửi hóa đơn, đồng thời lưu hồ sơ chứng minh sự cố.

Các nền tảng cũng phải cung cấp cho người bán thông tin về người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái đơn hàng. Đây là cơ sở liên kết dữ liệu giữa đơn hàng, thanh toán, giao hàng và hóa đơn, giúp xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.

Nếu người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế. Nếu người mua là người tiêu dùng và không cung cấp thông tin, trên hóa đơn có thể ghi “bán cho người tiêu dùng”.

Những hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi “bán cho người tiêu dùng” không được sử dụng để hạch toán chi phí, quyết toán thuế của tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh khác.

Với hộ kinh doanh có nhiều điểm bán, việc quản lý thống nhất không đồng nghĩa bỏ qua thông tin của từng cửa hàng. Từ nguồn hàng đầu vào, nhập kho, xuất kho, điều chuyển hàng hóa đến bán ra đều phải có hồ sơ, chứng từ tương ứng. Hóa đơn bán hàng vẫn đứng tên chủ thể kinh doanh nhưng phải ghi rõ địa điểm thực tế phát sinh giao dịch.

Đối với hàng hóa, nguyên liệu mua trực tiếp từ người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào không có hóa đơn để chứng minh chi phí.

Bảng kê phải có đầy đủ thông tin định danh của người bán, số căn cước công dân, loại hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch; đồng thời nên kèm theo đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán.

Trường hợp hộ kinh doanh đã kê khai, nộp thuế nhưng doanh thu thực tế cả năm từ 1 tỉ đồng trở xuống, số thuế đã nộp và số thuế được sàn khấu trừ, nộp thay được xác định là nộp thừa. Hộ kinh doanh không phải điều chỉnh các tờ khai đã nộp trước đó mà kê khai doanh thu thực tế cả năm, số thuế đã nộp và số thuế được khấu trừ, nộp thay theo mẫu quy định.

Người nộp thuế có thể lựa chọn đề nghị hoàn trả hoặc bù trừ số thuế nộp thừa với nghĩa vụ khác. Cơ quan thuế căn cứ hồ sơ khai thuế và dữ liệu quản lý để hoàn trả hoặc bù trừ mà người nộp thuế không phải nộp thêm hồ sơ đề nghị hoàn riêng.

KOL, KOC, freelancer xác định nghĩa vụ thuế thế nào?

Cùng với hoạt động bán hàng đa kênh, ngày càng nhiều cá nhân có thu nhập từ sáng tạo nội dung, livestream, tiếp thị liên kết, quảng cáo, cung cấp dịch vụ số hoặc làm việc tự do trên các nền tảng trong và ngoài nước.

Bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế cho biết, những tên gọi như KOL, KOC, affiliate, freelancer hay người sáng tạo nội dung là cách gọi phổ biến trên thị trường. Khi xác định nghĩa vụ thuế, điều quan trọng không nằm ở tên gọi mà là bản chất hoạt động, chủ thể tạo ra thu nhập, loại thu nhập và doanh thu thực tế phát sinh.

Cá nhân cần căn cứ hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như cách thức tổ chức hoạt động để xác định khoản thu là thu nhập từ kinh doanh hay thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Nếu một người đứng ra kinh doanh độc lập, tự tổ chức và cung cấp dịch vụ thì khoản thu có thể được xác định là thu nhập từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ. Nếu cá nhân làm việc thông qua một tổ chức hoặc cá nhân khác theo quan hệ hợp đồng, khoản thu có thể được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Việc kinh doanh qua sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hay nhiều nền tảng cùng lúc không làm thay đổi bản chất của hoạt động. Người có thu nhập vẫn phải xác định tổng doanh thu, phân loại đúng ngành nghề, loại thu nhập và thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng.

Trường hợp một cá nhân vừa bán hàng, vừa nhận tiền quảng cáo, hoa hồng tiếp thị liên kết hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số, từng khoản thu phải được phân loại đúng để áp dụng mức thuế phù hợp.

Đối với sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số được xác định thuộc nhóm dịch vụ, mức thuế được nêu tại Hội thảo là 2% thuế thu nhập cá nhân và 5% thuế giá trị gia tăng.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ hoạt động kinh doanh phát sinh tại Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định, kể cả khi hoạt động thông qua nền tảng nước ngoài. Doanh thu phát sinh tại Việt Nam vẫn phải được xác định để kê khai và áp dụng mức thuế tương ứng.

Đại diện Cục Thuế cũng lưu ý, việc một khoản thu nhập đã được đơn vị chi trả khấu trừ 10% trước khi thanh toán không có nghĩa trong mọi trường hợp cá nhân đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Người nộp thuế phải rà soát tổng thu nhập từ tất cả các nguồn. Những khoản đã được tổ chức hoặc nền tảng khấu trừ được tổng hợp và đối trừ khi xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng. Nếu thuộc trường hợp phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cá nhân vẫn phải tổng hợp toàn bộ thu nhập để quyết toán theo quy định.

KOL, KOC, freelancer, người làm tiếp thị liên kết và sáng tạo nội dung cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng, dữ liệu giao dịch, sao kê, chứng từ thanh toán và chứng từ khấu trừ thuế. Đây là căn cứ để xác định bản chất khoản thu nhập, tổng doanh thu và số thuế đã nộp.

Cơ quan thuế khuyến nghị hộ, cá nhân kinh doanh thường xuyên theo dõi tổng doanh thu trên tất cả các kênh, lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ và sử dụng ứng dụng eTax Mobile để tra cứu số thuế đã nộp, số thuế được khấu trừ cũng như các thông báo, hướng dẫn liên quan.