Hợp đồng lao động điện tử từ 1.7: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

VHO - Từ ngày 1.7.2026, quy định về hợp đồng lao động điện tử chính thức được áp dụng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV. Không chỉ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, mô hình mới còn yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị hạ tầng số, chữ ký số, tài khoản định danh điện tử và quy trình quản lý dữ liệu để bảo đảm việc giao kết, lưu trữ, tra cứu hợp đồng đúng quy định.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy

Từ ngày 1.7.2026, doanh nghiệp có thể giao kết hợp đồng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy, mở ra bước chuyển quan trọng trong quá trình số hóa quản trị nhân sự.

Theo quy định, việc giao kết và thực hiện hợp đồng phải tuân thủ đồng thời các quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ.

Hợp đồng sau khi ký phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử do các bên thỏa thuận.

Đáng chú ý, Chính phủ khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự cũng như khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lao động.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Để có thể triển khai hợp đồng lao động điện tử ngay từ thời điểm chính sách có hiệu lực, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện về pháp lý và hạ tầng kỹ thuật.

Trước hết, doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ thành lập theo quy định; người đại diện theo pháp luật phải có giấy tờ định danh hợp lệ. Quan trọng hơn, doanh nghiệp phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Song song với đó, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng tài khoản định danh điện tử tổ chức (VNeID). Trường hợp chưa đăng ký được tài khoản định danh tổ chức thì có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập nền tảng.

Đối với người lao động, việc ký hợp đồng điện tử cũng yêu cầu có giấy tờ định danh hợp lệ (căn cước công dân, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức 2 hoặc hộ chiếu đối với một số trường hợp) và chữ ký số theo quy định.

Quy trình ký số, lưu trữ được chuẩn hóa

Khác với hợp đồng giấy, hợp đồng lao động điện tử được thực hiện trên hệ thống eContract kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

Quy trình cơ bản gồm 5 bước: tạo lập hợp đồng trên hệ thống; gửi hợp đồng cho các bên; ký số; gắn dấu thời gian, chứng thực dữ liệu và cấp mã định danh (ID); sau đó lưu trữ, quản lý trên nền tảng điện tử.

Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lên nền tảng để cấp ID quản lý.

Theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, mỗi hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã ID duy nhất và không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Đây sẽ là mã quản lý dữ liệu thống nhất của cơ quan nhà nước.

Hợp đồng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số và được gắn dấu thời gian, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Dữ liệu hợp đồng cùng các phụ lục liên quan sẽ được lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong thời hạn 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng; trường hợp ký nhiều hợp đồng liên tiếp thì thời hạn này được tính từ khi hợp đồng cuối cùng chấm dứt.

Dữ liệu đồng thời được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia, phục vụ công tác quản lý và tra cứu.