Bán hàng trên Shopee, TikTok, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn thế nào?

VHO - Từ tháng 7.2026, hàng loạt chính sách thuế mới chính thức có hiệu lực, đặt ra nhiều yêu cầu cụ thể đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, đặc biệt là các chủ thể bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử.

Xuất hóa đơn khi doanh thu vượt ngưỡng 1 tỉ đồng

Theo các quy định mới được triển khai từ tháng 7.2026, gồm Luật Quản lý thuế năm 2025, Nghị định số 252/2026, Nghị định số 253/2026 và Nghị định số 254/2026 cùng các thông tư hướng dẫn, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỉ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Về cách thức xuất hóa đơn, hộ kinh doanh có hai phương án lựa chọn. Phương án thứ nhất, hộ kinh doanh tự xuất hóa đơn, khi đó sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, người bán và giao dịch để hộ kinh doanh xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định tại Nghị định 254.

Phương án thứ hai là hộ kinh doanh ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay và trong trường hợp này, hộ kinh doanh không phải lập hóa đơn nữa.

Đối với trường hợp sàn thương mại điện tử đã khấu trừ và nộp thuế thay, cơ quan thuế khẳng định hộ kinh doanh vẫn cần xuất hóa đơn nếu doanh thu vượt ngưỡng và thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn này không làm phát sinh nghĩa vụ thuế trùng lặp mà chỉ nhằm mục đích ghi nhận giao dịch và bảo đảm tính minh bạch trong kê khai doanh thu.

Xử lý hóa đơn khi hàng hóa bị đổi, trả lại

Về nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng, khi khách hàng đổi hoặc trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa sau khi đã xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua phải xuất hóa đơn trả lại hàng thì người mua sẽ lập hóa đơn trả lại và hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh thuế theo hóa đơn này.

Liên quan đến việc chuyển đổi phương pháp tính thuế khi doanh thu trong năm vượt ngưỡng, cơ quan thuế khẳng định phương pháp tính thuế của hộ, cá nhân kinh doanh được xác định theo doanh thu thực tế và áp dụng ổn định trong suốt cả năm.

Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới chỉ thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, nhằm bảo đảm tính ổn định và đơn giản cho công tác quản lý.

Quy định về chứng từ chi phí đối với hộ kinh doanh ăn uống

Đối với hộ kinh doanh ăn uống mua nguyên liệu từ hộ sản xuất, chợ đầu mối hoặc các nguồn không có hóa đơn điện tử, cơ quan thuế yêu cầu chi phí được trừ phải đáp ứng ba điều kiện: phát sinh thực tế, có đầy đủ hóa đơn/chứng từ hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp của người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để chứng minh chi phí được trừ.

Bảng kê này cần ghi đầy đủ thông tin định danh người bán, thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch. Đồng thời, hộ kinh doanh cần lưu kèm các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân hoặc chứng từ thanh toán để làm căn cứ hạch toán chi phí.

Khuyến nghị về quản lý doanh thu và hồ sơ

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh được xác định bằng tổng doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng, gồm bán trực tiếp, trên các nền tảng thương mại điện tử, qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử và tiền mặt.

Do đó, cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và theo dõi đầy đủ các khoản thu bằng tiền mặt để thuận tiện đối chiếu, giải trình khi cần thiết.

Đối với các hộ kinh doanh có chuỗi nhà hàng với nhiều điểm bán và nhiều nguồn nhập nguyên liệu, việc tổ chức, lưu trữ hồ sơ theo từng khâu là rất cần thiết.

Cơ quan thuế cũng khuyến nghị các hộ kinh doanh dự kiến vượt ngưỡng doanh thu trong năm nên chủ động chuẩn hóa sổ sách, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chi phí để thuận lợi khi áp dụng phương pháp tính thuế mới từ năm sau.